در کسب و کارها و مشاغل مختلف یکی از مهم‌ترین عوامل رسیدن به موفقیت زمان است. در واقع افرادی می‌توانند در شغل یا کسب و کار خود موفق باشند که بتوانند زمان را به خوبی مدیریت کنند. مدیریت زمان برای حسابداران به عنوان یک شغل مهم که با اعداد و ارقام و امور مالی سر و کار دارند، از اهمیت زیادی برخوردار است. در واقع مدیریت صحیح زمان برای حسابداران رابطه مستقیمی با موفقیت و افزایش درآمد آن‌ها داد؛ زیرا می‌توانند پروژه‌های بیشتری را در مدت زمان کمتری انجام داده و به این ترتیب درآمد بیشتری از فعالیت‌های خود بدست آورند. به همین دلیل یکی از دروس مهم آموزش حسابداری هنرستان، درس ارتباط مؤثر است که در پایه دهم تدریس شده (برنامه و کتاب‌های درسی رشته حسابداری) و در یکی از فصول آن به بحث مدیریت زمان و اهمیت آن پرداخته می‌شود.
اهمیت مدیریت زمان برای حسابداران
از 100% فعالیت‌هایی که افراد در طول روز انجام می‌دهند، 20% آن‌ها فعالیت‌هایی هستند که نتایج 80% در موفقیت به همراه دارند. در واقع 80% فعالیت‌ها نتایجی را باعث می‌شوند که تأثیر چندانی در موفقیت نداشته و به عنوان بزرگترین علت‌های اتلاف وقت و از بین رفتن زمان به حساب می‌آیند. این فعالیت‌ها می‌توانند کنترل زمان را از دست افراد خارج کنند و مانعی برای پیشرفت و دستیابی به موفقیت در کار شوند. تعارف‌های بیش از حد، عدم وجود شهامت در نه گفتن، استفاده از تلفن‌های غیرضروری و غیره از جمله مواردی هستند که مدیریت زمان برای حسابداران را با مشکل مواجه کرده و باعث می‌شوند که زمان به هدر رود.
چگونگی مدیریت زمان برای حسابداران
مدیریت زمان به معنای استفاده صحیح و بهینه از وقت است که شرایطی را فراهم می‌کند تا افراد بتوانند نسبت به کار و زندگی خود کنترل بیشتری داشته باشند و در مسیر موفقیت گام بردارند. مهم‌ترین مسئله در مدیریت زمان برای حسابداران این است که اجازه ندهند فعالیت‌های کم اهمیت باعث هدر رفتن زنان آن‌ها شود. مدیریت بهینه زمان در 5 مرحله قابل اجرا است که به شرح زیر به بررسی آن می‌پردازیم.
بیشتر بخوانید: آشنایی با مفاهیم اساسی حسابداری
تعیین هدف
مهم‌ترین مشکل در مدیریت زمان برای حسابداران در رشته حسابداری این است که فعالیت‌های مورد نیاز را مشخص نکرده‌اند. به این منظور که حسابداران بتوانند فعالیت‌های اصلی خود را مشخص کنند باید ابتدا اهداف کاری خود را تعیین کنند. تعیین هدف یک ابزار قدرتمند به حساب می‌آید که می‌توان باعث ایجاد انگیزه و چالش در خود و دیگران شود. در واقع زمانی که اهداف در یک شغل یا کسب و کار به صورت روشن بیان نشده باشد، راه‌های دستیابی به آن نیز مشخص نبوده و منجر به سرخوردگی افراد می‌شود.
اولین و مهم‌ترین قدم در بحث مدیریت زمان برای حسابداران تعیین اهداف است که باید بر اساس اصول زیر انجام شود:
- هدف باید واضح، صریح و قابل اندازه‌گیری باشد.
- هدف باید چالش‌برانگیز و قابل دستیابی باشد.
- هدف باید تعهدآور باشد.
- هدف باید دارای بازخورد و گزارش پیشرفت باشد.
- هدف باید ساده و به دور از پیچیدگی باشد.
اولویت‌بندی فعالیت‌ها و ارتباط‌ها
قدم بعدی در بحث مدیریت زمان برای حسابداران، اولویت‌بندی کردن فعالیت‌ها است. زمان که یک حسابدار فعالیت‌های خود را اولویت‌بندی می‌کند قادر است به بهترین نحو از وقت، توانایی‌ها و منابع استفاده کند. در واقع اولویت‌بندی فعالیت‌ها صرف عاقلانه زمان در راستای رسیدن به اهداف و موفقیت در کار است. یکی از مهم‌ترین ابزارهایی که می‌توان برای اولویت‌بندی فعالیت‌ها در بحث مدیریت زمان برای حسابداران مورد استفاده قرار داد، ماتریس مدیریت زمان است که در آن فعالیت‌ها به بر اساس پراهمیت یا بی‌اهمیت بودن و فوری و غیر فوری بودن در 4 دسته:
- فعالیت‌های ضروری
- فعالیت‌های لازم برای کیفیت زندگی شخصی
- فعالیت‌های اتلاف وقت
- فعالیت‌های بیهوده
تقسیم‌بندی می‌شوند. در واقع مدیریت صحیح زمان برای حسابداران رابطه مستقیمی با موفقیت و افزایش درآمد و حقوق حسابداران در ایران آن‌ها دارد.
فعالیت‌های ضروری آن دسته از فعالیت‌هایی هستند که نیاز به یک اقدام فوری داشته و نتایج آن‌ها بسیار حائز اهمیت است. فعالیت‌های لازم برای کیفیت زندگی به فعالیت‌هایی گفته می‌شود که مربوط به اهداف و نقش‌های زندگی بوده و به زمان‌بندی بیشتری نیاز دارند. فعالیت‌های اتلاف وقت، به فعالیت‌های بی‌اهمیتی گفته می‌شود که معمولا افراد نقشی در به وجود آمدن آن‌ها ندارند اما باید بتوانند به خوبی آن‌ها را مدیریت کنند. اما دسته آخر یعنی فعالیت‌های بیهوده در مبحث مدیریت زمان برای حسابداران فعالیت‌های بی‌نتیجه‌ای هستند که فرد درگیر آن‌ها شده و نتیجه‌ای غیر از تلف کردن زمان به دنبال ندارد.
مدیریت دام‌ها یا سارقان زمان
یکی از مهم‌ترین اقدامات در بحث مدیریت زمان برای حسابداران در حسابداری، مدیریت کارها و فعالیت‌های بی‌اهمیت و فوری است که که علاقمندی افراد به اجرای آن‌ها مانند یک دام یا سارق زمان عمل می‌کند. یکی از مهم‌ترین سارقان زمان که در دنیای امروز می‌توان به آن اشاره کرد، فضای مجازی و شبکه‌های اجتماعی هستند که می‌توانند باعث هدر رفتن وقت و از از بین بردن زمان برای انجام سایر کارهای ضروری شوند. افرادی می‌توانند در مدیریت زمان خود موفق باشند که بتوانند این دام‌ها یا سارقان زمان را به خوبی مدیریت کرده و هر فعالیتی را در ساعت و زمان مشخص خود انجام دهند.
مدیریت کارهای تعویقی
در بحث مدیریت زمان برای حسابداران، توجه به اولویت‌بندی کارها برای انجام دادن آن‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است. درصد زیادی از افراد از نداشتن وقت برای انجام کارهای مهم شکایت دارند و بر این اساس تصمیم می‌گیرند برخی از کارهای خود را به تعویق بیاندازند. انجام دادن کارها بر اساس اولویت‌بندی آن‌ها باعث می‌شود که فرد ابتدا تمام توان و نیروی خود را معطوف به انجام کارهای پراهمیت کند و انجام کارهایی بیهوده و کارهایی که می‌توانند باعث از دست رفتن زمان شوند را به تعویق انداخته و به بهترین نحو زمان خود را مدیریت کند.
برنامه‌ریزی
یکی از مهم‌ترین مباحثی که در مدیریت زمان برای حسابدار و حتی کارآموز حسابداری قابل طرح است، برنامه‌ریزی برای زمان اجرای فعالیت‌های مختلف است. هر فرد باید با توجه به شرایط مختلف از جمله شرایط روحی، جسمی، محیطی، زمانی و بر اساس علایق، نقاط قوت و ضعف و اهداف خود برای اجرای فعالیت‌های مختلف برنامه‌ریزی داشته باشد. برنامه‌ریزی برای انجام کارها باعث می‌شود که تا حد زیادی از اتلاف وقت جلوگیری شود و فرد بتواند فعالیت‌های با اهمیت بالا را انجام دهد. برنامه صحیح به برنامه‌ای گفته می‌شود که کوتاه و ساده بوده و در زمان مشخص و طور منظم اجرا شود تا فرد را در مسیر رسیدن به اهداف و موفقیت هدایت کند.
سخن آخر
یکی از مهم‌ترین عواملی که افراد را در موقعیت‌های شغلی مختلف به سمت رسیدن به موفقیت هدایت می‌کند، مدیریت صحیح زمان است. در واقع اگر افراد بتوانند زمان خود را برای انجام کارهای مهم به خوبی مدیریت کنند و کمترین میزان اتلاف وقت را داشته باشند بدون شک به موفقیت دست پیدا می‌کنند. مدیریت زمان برای حسابداران به دلیل ماهیت شغلی که دارند یکی از مباحث مهم به شمار می‌آید. امور مالی یکی از مهم‌ترین امور در هر کسب و کار به حساب می‌آید که در آن زمان‌بندی دقیق از اهمیت زیادی برخوردار است. به همین دلیل حسابداران به منظور انجام فعالیت‌های مربوط در زمان معین باید از توانایی و مهارت کافی در مدیریت زمان برخوردار باشند. همین امر باعث شده که در پایه دهم هنرستان حسابداری، یکی از مهم‌ترین فصول کتاب ارتباط مؤثر به مدیریت زمان اختصاص پیدا کند.
