سیستم‌های حسابداری به نحوی طراحی شده‌اند که می‌توانند در ثبت و مدیریت و همچنین ارائه انواع گزارش در خصوص وضعیت مالی یک واحد اقتصادی کمک‌کننده باشند. واحدهای اقتصادی با هر ابعاد و اندازه‌ای می‌توانند از انواع سیستم های حسابداری به منظور پیگیری درآمدها، هزینه‌ها، میزان فروش، مالیات و بسیاری از صورت‌های مالی استفاده کنند. سیستم‌های حسابداری می‌توانند بسته به کوچک بودن یا بزرگ بودن کسب و کار یا واحد اقتصادی می‌تواند در انواع مختلفی وجود داشته باشند. در این مقاله از هنرستان حسابداری پکت قصد داریم با انواع سیستم های حسابداری آشنا شده و با بررسی ویژگی‌های هر کدام، دریابیم که کدام سیستم برای چه کسب و کاری مناسب است.
سیستم حسابداری چیست؟
یکی از مهم‌ترین موارد در هر کسب و کار و واحد اقتصادی که مورد توجه مدیران آن قرار دارد، محاسبه سود و زیان و میزان درآمد است. فارغ این موضوع که از کدام یک از انواع سیستم های حسابداری استفاده می‌شود، می‌توان گفت که مهم‌ترین بخش فعالیت در یک واحد اقتصادی مربوط به به‌روز نگه داشتن حساب‌ها در دفتر کل است.
تمام سیستم‌های حسابداری در انجام یک سری محاسبات مالی مانند درآمد، هزینه، بدهی و غیره با یکدیگر شباهت دارند. امروزه سیستم‌های حسابداری در عصر فناوری به قابلیت‌های فراوانی مجهز شده‌اند که بسیاری از فرایندهای حسابداری مانند یادآوری چک‌ها، قابلیت گزارش‌دهی پیشرفته، سیستم حقوق و دستمزد را برای صاحبان مشاغل و کسب و کار تسهیل کرده‌اند.
برای آشنایی بیشتر، مطلب حسابداری چیست را بخوانید.
آشنایی با انواع سیستم های حسابداری
محاسبه حقوق و دستمزد، ثبت اسناد مالی و حسابداری، بررسی میزان فروش و محاسبات مربوط به آن، مدیریت انبار و دیگر جنبه‌های مالی از یک واحد اقتصادی توسط انواع سیستم های حسابداری انجام می‌شوند. انتخاب بهترین سیستم حسابداری به میزان سرمایه کسب و کار برای پیاده‌سازی سیستم و نیازها و اندازه کسب و کار بستگی دارد. به طور کلی انواع سیستم های حسابداری را می‌توان در 4 دسته تقسیم‌بندی کرد:
- سیستم یک طرفه
- سیستم دوبل
- سیستم دستی
- سیستم کامپیوتری
بیشتر بخوانید: آشنایی با مفاهیم اساسی حسابداری
سیستم حسابداری یک‌طرفه
سیستم حسابداری یک طرفه به عنوان یکی از انواع سیستم های حسابداری به گونه‌ای طراحی شده که تمام تراکنش‌های مالی یک بار وارد شده و تنها یک حساب را درگیر می‌کند. در این نوع از سیستم‌های حسابداری هر کدام از هزینه‌ها و درآمدها در یک ستون ثبت می‌شوند و با محاسبه تفاوت آن‌ها صاحبان کسب و کار می‌توانند از میزان سود و ضرر خود مطلع شوند. از طریق سیستم حسابداری یک طرف موارد زیر را می‌توان محاسبه کرد:
- تاریخ فروش
- توضیحات کالای فروخته شده
- هزینه کالا در حسابداری صنعتی
- نوع پرداخت
- مانده حساب
در میان انواع سیستم های حسابداری، انواع سیستم حسابداری یک طرفه سادگی و هزینه پایین‌تری دارد. در صورتی که واحدهای افتصادی از این نوع سیستم مالی استفاده کنند، نیاز به آموزش تخصصی و تحصیلات عالی و حتی استخدام یک فرد به عنوان حسابدار حرفه‌ای ندارند. این سیستم برای کسب و کارهای کوچک یک سیستم های حسابداری مناسب است. امروزه با توجه به دلیل احتمال خطای بالا در این انواع سیستم های حسابداری، کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد زیرا هیچ یک از صورت‌های مالی اصلی مانند ترازنامه، صورت معاملات فصلی و غیره قابلیت ارزیابی ندارند.
بیشتر بخوانید: امنیت نرم افزار حسابداری ابری چقدر است؟
سیستم حسابداری دوبل یا دوطرفه
یکی دیگر از انواع سیستم های حسابداری است که هر یک از فعالیت‌های مالی در دو حساب ثبت می‌شود. از این دو حساب یکی مربوط به بدهکاری و دیگری مربوط به بستانکاری می‌باشد. به عنوان مثال در صورتی که در یک واحد اقتصادی 2 میلیون تومان برای خرید یک محصول هزینه شود، این مبلغ در دو حساب با ماهیت‌های بدهکار و بستانکار ثبت می‌شود. نکته مهم و قابل ذکر در مورد انواع سیستم حسابداری دوبل این است که در این سیستم میزان بدهی‌ها و درآمدها باید در پایان با یکدیگر برابر باشند.
سیستم مالی دوطرفه یا دوبل به عنوان یکی از انواع سیستم های حسابداری، یک سیستم کامل محسوب می‌شود که می‌تواند در هر کسب و کاری برای مدیریت مالی قوی و دقیق مورد استفاده قرار بگیرد. این انواع سیستم های حسابداری امکان محاسبه کلیه فعالیت‌های مالی کسب و کار را داشته و با استفاده از گزارش‌های آن می‌توان به سادگی سود و زیان را محاسبه کرد. نکته منفی که از سیستم مالی دوطرفه می‌توان بیان کرد پیچیدگی این سیستم نسبت به نوع یک طرفه است که کسب و کارها برای آن نیاز به استخدام یک نیروی حسابدار دارند.
سیستم حسابداری دوطرفه یا دوبل معمولا در کسب و کارهای متوسط و بزرگ که تراکنش‌های بالایی دارند مورد استفاده قرار می‌گیرد. البته که کسب و کارهای کوچک نیز می‌توانند از این سیستم حسابداری و مزایای آن استفاده کنند. کسب و کارهای مختلف با استفاده از این نوع سیستم مالی می‌توانند به راحتی گزارشات جامعی از هزینه‌ها، سود و زیان، گزارشات صورت معاملات فصلی، فاکتورهای فروش و غیره در اختیار داشته باشند.
سیستم حسابداری دستی
یکی از انواع سیستم های حسابداری است که بدون استفاده از سیستم‌های کامپیوتر و نرم‌افزارهای حسابداری انجام می‌شود. در این سیستم مالی کلیه اطلاعات مالی و تراکنش‌ها در یک کسب و کار به صورت دستی در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند. به همین دلیل در کسب و کارهایی که از این سیستم حسابداری استفاده می‌کنند معمولا چند دفتر حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی حساب‌های مختلف جاری و غیر جاری وجود دارد که از اطلاعات ثبت شده در آن‌ها برای تهیه صورت‌های مالی مختلف استفاده می‌کنند.
سیستم حسابداری کامپیوتری
در بین انواع سیستم های حسابداری، سیستم‌های حسابداری کامپیوتری جدیدترین و پیشرفته‌ترن نوع سیستم حسابداری هستند که کسب و کارهای مختلف امروزه به دلیل ازدیاد تراکنش‌ها از این نوع سیستم استفاده می‌کنند. در واقع بیشتر شدن و پیچیده‌تر شدن فعالیت‌های مالی کسب و کارهای مختلف باعث شده که نیاز به استفاده از این انواع سیستم حسابداری روز به روز در حال افزایش باشد.
سیستم‌های حسابداری کامپیوتری شامل نرم‌افزارهای حسابداری مختلف هستند که که در سیستم‌های کامپیوتری کسب و کار نصب و اجرا شده و شرایطی را فراهم می‌کنند تا حسابداران بتوانند محاسبات مالی پیچیده مربوطه به کسب و کار مانند گزارش سود و زیان، محاسبات حقوق و دستمزد، محاسبات مواد اولیه تولید و غیره به راحتی انجام دهند. سیستم‌های حسابداری کامپیوتری، می‌توانند امکان مدیریت حساب‌های بانکی، قبوض، محاسبات مالیاتی و غیره را برای کسب و کارها فراهم کنند.
نرم‌افزارهای حسابداری که یکی از انواع سیستم های حسابداری هستند، بسته به اندازه و نیاز کسب و کار در دو دسته سری عمومی و سری تجاری تقسیم‌بندی می‌شوند. نرم‌افزارهای سری عمومی برای کسب و کارهای کوچک که از نیروی انسانی کم برخوردار بوده و تراکنش‌های پایین‌تری دارند مناسب هستند. اما نرم افزارهای سری تجاری برای کسب و کارهای بزرگ و متوسط که تراکنش‌های بالایی داشته و به امکانات و گزارشات مالی بیشتری نیاز دارند طراحی شده است.
سخن آخر
در کسب و کارها و واحدهای اقتصادی یکی از مهم‌ترین کارها محاسبه صورت‌های مالی است. برای انجام این امور در کسب و کارها از انواع سیستم های حسابداری استفاده می‌شود. سیستم‌های حسابداری در انواع مختلفی وجود دارند که کسب و کارها با توحه به اندازه (بزرگ و کوچک بودن) و میزان تراکنش‌های مالی می‌توانند بهترین سیستم حسابداری را انتخاب کرده و از مزایا و ویژگی‌های آن استفاده کنند.
امروزه پیشرفت فناوری به کمک رشته حسابداری آمده و نرم‌افزارهای حسابداری متنوعی طراحی شده است که می‌توان از آن‌ها برای مدیریت مالی در کسب و کارهای مختلف استفاده کرد. نرم‌افزارهای حسابداری به نحوی طراحی شده‌اند که می‌توانند به راحتی کلیه امور مالی و حسابداری در کسب و کارهای مختلف را مدیریت کرده و انجام آن‌ها را به بهترین نحو تسهیل کنند.
