حسابداری خرید و فروش یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های روزمره در موسسات بازرگانی است. موسسات بازرگانی موسساتی هستند که از طریق خرید و فروش کالاها بدون اعمال هیچ تغییراتی به کسب سود و درآمد می‌پردازند. حسابداری فروش به معنای ثبت تراکنش‌های مربوط به فروش کالاها است. در این نوع حسابداری، حسابداران باید جزئیات فروش هر کالا را ثبت کرده و به ترتیب زمانی آنها را دسته‌بندی کنند. این شامل مواردی مانند تاریخ فروش، نوع کالا، تعداد و قیمت واحد فروش است. همچنین، برای ثبت فروش به شکل صحیح، حسابداران باید حسابداری مربوط به تخفیف‌ها، حمل و نقل و هزینه‌های مربوطه نیز را در نظر بگیرند. اصلا قبل از هر چیز باید بدانید که ماهیت خرید و فروش در حسابداری چیست.
در این مطلب از بلاگ هنرستان حسابداری پکت به بررسی ثبت خرید و فروش در حسابداری و شرح وظایف حسابداری خرید می‌پردازیم.
حسابداری خرید و فروش
بعضی از موسسات بازرگانی تغییراتی در کالاها اعمال نمی‌کنند و به صورت عمده تجارت می‌کنند. آنها به صورت مستقیم با خریداران سر و کار دارند و بدون واسطه کالاهای خود را به مصرف کننده نهایی می‌فروشند. به این نوع موسسات بازرگانی، خرده فروش گفته می‌شود. موسسات عمده‌فروش، کالاهای خود را به موسسات خرده‌فروش توزیع می‌کنند و ارتباط مستقیمی با مصرف کننده نهایی ندارند.
ثبت خرید در حسابداری یکی از اصلی‌ترین بخش‌های حسابداری در موسسات بازرگانی است. در این نوع حسابداری، کلیه فعالیت‌های مرتبط با خرید و فروش کالا به صورت نقد و نسیه ثبت می‌شود. این شامل ثبت درآمدها و هزینه‌ها، مانده حساب‌های مشتریان و تامین‌کنندگان، مانده موجودی کالا و دیگر موارد مرتبط است.
حسابداری خرید و فروش دقت و دقت بسیاری می‌طلبد. هدف اصلی آن اطمینان حاصل کردن از دقت و صحت اطلاعات مرتبط با موجودی کالاها و معاملات دارایی‌ها است. همچنین، این نوع حسابداری می‌تواند به مدیران و صاحبان موسسات اطلاعات مهمی درباره عملکرد بازرگانی و روند فروش و خرید را ارائه دهد.
در طول زمان، با پیشرفت تکنولوژی و استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری مدرن، فرآیند ثبت خرید نقد و نسیه در حسابداری تخصصی‌تر و سریع‌تر شده است. این نرم‌افزارها به مدیران امکان می‌دهند تا به راحتی اطلاعات مهمی مانند فروش روزانه، میزان موجودی کالا، مانده حساب‌ها و سایر اطلاعات را درست و به موقع به دست آورند.
اصطلاحات مهم و رایج در ثبت خرید نقد و نسیه در حسابداری
برای تهیه گزارش‌های فنی و جامع از فعالیت‌های خرید و فروش، باید با مفاهیم و اصطلاحات رایج در حسابداری خرید و فروش آشنا شوید. در زیر فهرستی از این موارد آورده شده است:
- کالا: باید به خرده فروشان یا عمده فروشان ارائه شود.
- خرید نسیه: خریدی است که خریدار مبلغ کالا را در زمان معلوم پس از دریافت آن به فروشنده می‌دهد.
- فروش نقدی: ارزش کامل جنس باید در زمان خرید به فروشنده پرداخت شود.
- تخفیفات: در ثبت خرید و فروش در حسابداری، تخفیفات بخشی از قیمت کالا را کسر می‌کنند. این تخفیفات می‌توانند تخفیف تجاری، تخفیف نقدی و … باشند.
حسابداری خرید و ثبت آن در حسابداری خرید و فروش چیست؟
حسابداری خرید یکی از مهم‌ترین بخش‌های ثبت خرید در حسابداری است. ماهیت حساب خرید بدهکار است و با افزایش خرید، میزان بدهکاری در حساب افزایش می‌یابد. تخفیفات نیز از مفاهیم حسابداری خرید است که به چهار دسته‌بندی عمده تقسیم می‌شوند.
- تخفیفات تجاری: تخفیفات تجاری معمولا در جشنواره‌ها و فروش‌های ویژه توسط فروشنده به مشتریان اعطا می‌شود. این تخفیفات در سیستم‌های حسابداری ثبت نمی‌شود.
- تخفیفات توافقی: تخفیفات توافقی، که معمولا به عنوان “چانه زدن” نیز شناخته می‌شوند، توافقی است که قبل از قطعی شدن معامله بین مشتری و فروشنده انجام می‌شود و به منظور کاهش مبلغ نهایی فاکتور صورت می‌گیرد. از آنجا که این توافق قبل از قطعی شدن معامله انجام می‌شود، در دفاتر و سیستم‌های حسابداری ثبت نمی‌شود.
- تخفیفات نقدی: گاهی فروشندگان شرایطی را برای مشتریان خود تعریف می‌کنند تا تقاضای نقدی را ارضا کنند. در این موارد، فروشنده برای تشویق مشتریان به پرداخت زودتر از موعد، تخفیفاتی را ارائه می‌دهد که به آنها تخفیفات نقدی گفته می‌شود.
- تخفیف کالاهای معیوب: گاهی مشتریان به دلیل وجود عیب و نقص در کالا یا به دلیل عدم تطابق کالای ارسالی با نمونه اصلی خریداری شده، خواستار مرجوعی یک بخش از کالا می‌شوند. در اینصورت فروشنده می‌تواند به منظور جلوگیری از مرجوع شدن کالا، یک مقدار از مبلغ فاکتور را به عنوان تخفیف برای مشتری در نظر بگیرد.
بیشتر بخوانید: حسابداری چیست؟
حسابداری فروش و ثبت آن در حسابداری خرید و فروش چیست؟
فروش از دو روش نقد و اقساط انجام می‌شود. نحوه ثبت خرید نقد و نسیه در حسابداری هم مهم است. در فروش نقدی، پس از تحویل کالا به مشتری، مبلغ کالا به فروشنده پرداخت می‌شود. اما در فروش اقساطی، کالا تحویل می‌گردد اما مبلغ آن در زمانی مشخص توسط مشتری پرداخت می‌شود. شرایط مدت زمان تسویه در حسابداری صنعتی و خرید و فروش نیز می‌تواند متفاوت باشد و معمولا در بازه‌های زمانی معینی تعیین می‌شود، مانند 30 یا 90 روز.
حساب فروش معمولا به صورت بستانکار در دفترداری ثبت می‌شود. به عبارت دیگر، فرآیند فروش در این حساب ثبت می‌شود و حساب بدهکار بر اساس نوع فروش متفاوت است. در صورت فروش نقدی، حساب موجودی صندوق یا بانک به عنوان بدهکار ثبت می‌شود و در صورت فروش اقساطی، حساب دریافتی به عنوان بدهکار ثبت می‌شود.
انواع سیستم‌های ثبت خرید در حسابداری
با توجه به تعریف شرکت‌های بازرگانی و نوع فعالیت آنها، حسابداری خرید و فروش هر یک از این شرکت‌ها، فرآیند خاصی دارد و از اهمیت بسیار برخوردار است. دو نوع سیستم ثبت خرید و فروش در حسابداری شرکت‌ها وجود دارد؛ در این سیستم‌ها قیمت تمام شده کالای خریداری شده و قیمت تمام شده کالای فروخته شده و نیز میزان موجودی کالا و میزان فروش باید مشخص باشد.
1- سیستم ادواری
در انواع سیستم های حسابداری ثبتی حسابداری تجارتی، هیچ‌گونه رکوردهایی از خرید و فروش، موجودی و بهای کالا در دفاتر و حساب‌ها به صورت دوره‌ای ثبت نمی‌شود. به جای آن، در پایان سال، با استفاده از روش گردش بهای تمام شده، تعداد کالاها و بهای آنها در دفاتر و ترازنامه ثبت می‌شود. این آمار به عنوان موجودی پایان سال فعلی و موجودی ابتدای دوره سال بعدی در نظر گرفته می‌شود.
2- سیستم دائمی
در این سیستم ثبتی حسابداری خرید و فروش، هر فعالیت خرید یا فروشی باعث افزایش یا کاهش موجودی کالا می‌شود، و این اطلاعات در دفاتر و سیستم حسابداری ثبت می‌شود. به این ترتیب، همیشه می‌توان موجودی کالا در هر زمان را مشخص کرد. در هنگام خرید کالا، معادل مبلغ و تعداد واحد‌های کالا در حساب های مربوطه ثبت می‌شود و موجودی کالا افزایش می‌یابد. همچنین، در صورت برگشت کالا، موجودی کالا کاهش می‌یابد و اطلاعات مربوطه در سیستم ثبت می‌شود. به همین ترتیب، در هنگام فروش کالا، موجودی کالا کاهش یافته و مقدار و بهای کالا در سیستم ثبت می‌شود. با استفاده از این سیستم، همیشه می‌توان دقیقاً موجودی کالای شرکت را در هر زمان تعیین کرد.
مسئولیت و وظایف حسابدار خرید و فروش چیست؟
وظایف رشته حسابداری و مسئولیت حسابدار خرید و فروش، مدیریت و نظارت بر تمامی فعالیت‌های مالی و حسابداری مرتبط با عملیات خرید و فروش در یک سازمان است. ثبت خرید نقد و نسیه در حسابداری باید توسط متخصص و کارشناس آن انجام بگیرد.
به طور کلی شرح وظایف حسابداری خرید عبارتند از:
- ثبت و رصد تراکنش‌های مالی مرتبط با خرید و فروش کالا یا خدمات در سیستم حسابداری سازمان.
- تهیه و تنظیم صورتهای مالی مربوط به فعالیت خرید و فروش شامل فاکتورها، فیش‌ها و سند‌های مختلف.
- بررسی و برآورد هزینه‌ها و درآمدهای مربوط به عملیات خرید و فروش.
- بررسی و تحلیل گزارشات مالی مرتبط به عملیات خرید و فروش و ارائه توصیه‌های مربوط به بهبود عملکرد و کاهش هزینه.
- تحلیل و تطبیق ریز موارد در صورتهای مالی مربوط به خرید و فروش با سیستم های تهیه و تولید موجود.
- مدیریت روند صدور فاکتورها، استعلام قیمت‌ها و پیگیری وصول مطالبات و پرداخت بدهی‌های مربوط به تراکنش‌های خرید و فروش.
- حفظ و ذخیره سازی اسناد و مدارک مالی مربوط به عملیات خرید و فروش به صورت منظم.
- رصد و آگاهی از تغییرات قوانین و مقررات مالی و مالیاتی مرتبط با فعالیت خرید و فروش و اعمال و رعایت آنها.
- همکاری با سایر بخش‌های سازمان مانند تولید، بازاریابی و مالی برای بهبود فرآیند خرید و فروش و حصول بهره‌وری بیشتر.
کلام پایانی
رشته حسابداری خرید و فروش در حقیقت شامل ثبت فعالیت‌های خرید و فروش در موسسات بازرگانی است. این موسسات ممکن است به صورت خرده‌فروشی یا عمده‌فروشی فعالیت کنند. در هر دو حالت، ثبت خرید در حسابداری اهمیت زیادی دارد.
