همانطور که شما این مطلب را مطالعه می‌کنید، مردم در سراسر جهان از خدمات ابری استفاده می‌کنند تا به راحتی همه موارد مانند ایمیل، عکس‌های خانوادگی (مانند فیسبوک و اینستاگرام) و پلی لیست‌ها مورد خود (مانند اسپاتیفای) دسترسی داشته باشند. احتمالا شما هم یکی از این افراد هستید؛ اما از خدمات ابری فقط برای این موارد استفاده نمی‌شود و فضای ابری حتی برای حسابداری کاربرد دارد. در این مطلب در مورد امنیت نرم افزار حسابداری ابری صحبت می‌کنیم و هرچه که باید در مورد این مسئله بدانید را مورد بررسی قرار خواهیم داد. پس در ادامه با هنرستان حسابداری پکت، همراه باشید.
آیا داده‌های مالی با حسابداری امن هستند؟
داستان‌هایی در مورد هکرها و نقض داده‌ها ممکن است برای شما این سوال را ایجاد کند که آیا امنیت نرم افزار حسابداری مالی به همان اندازه‌ای که می‌گویند است یا خیر؟
قبل از پاسخ به این سوال، بیایید جایگزین حسابداری ابری را مورد بررسی قرار دهیم؛ نرم افزار حسابداری خود میزبان. ممکن است داده‌های ذخیره شده در سرور دفتر یا سازمان شما ایمن و راحت به نظر برسد؛ اما اگر آتش سوزی شود، سیل بیاید یا روی سرور چای بریزد، ممکن است داده‌های شما در یک لحظه از بین برود. ناگفته نماند که داده‌های ذخیره شده در رایانه همچنان در برابر ویروس و باج افزار آسیب پذیر هستند.
خوشبختانه می‌توانید این خطرات را با نرم افزارهای مبتنی بر ابر کاهش دهید؛ از پشتیبان‌گیری و رمزگذاری گرفته تا امنیت ۲۴ ساعته. امنیت نرم افزار حسابداری ابری به اندازه کافی برای این خطرات بالاست.
هیچ سیستمی ۱۰۰% بدون اشکال نیست؛ اما می‌توان گفت که نرم افزار مبتنی بر ابر در رشته حسابداری، ایمن‌تر از گزینه‌های سنتی است. در واقع، مایکروسافت گزارش می‌دهد که ۹۱% از صاحبان مشاغل در حال رشد و پیچیده می‌گویند که امنیت سازمان آن‌ها پس از استفاده از خدمات ابری بالاتر رفته است.
حسابدار می‌تواند به کمک نرم افزار ابری در هر زمان و مکانی به داده‌های مالی دسترسی داشته باشد
اطلاعات در فضای ابری چگونه محافظت می‌شود؟
ممکن است «ابر» را به عنوان تکه‌هایی از داده‌های شناور در فضای مجازی تصویر کنید و منتظر یک برنامه یا سرویس برای استفاده از آن‌ها باشید؛ اما واقعیت کمی متفاوت است و این فضا به اندازه کافی امن است. بیایید نگاهی به 4 عاملی بیندازیم که امنیت نرم افزار حسابداری ابری را تضمین می‌کنند.
ذخیره سازی فیزیکی
داده‌های ابری در سرورهای فیزیکی ذخیره می‌شوند که معمولا در اتاق‌ها یا انبارهای بزرگی که به اینترنت متصل هستند قرار دارند. ارائه دهندگان خدمات ابری معمولا سرورهایی در مناطق یا حتی قاره‌های مختلف دارند تا مطمئن شوند که داده‌ها در یک مکان واحد قرار نگرفته‌اند.
به عنوان مثال، شرکتی به نام Intuit اطلاعات را در چندین مرکز داده ذخیره می‌کند. این بدان معنی است که چندین نسخه از اطلاعات مشتریان ذخیره می‌شود تا خطر از دست دادن داده‌ها به دلیل خرابی تجهیزات، قطعا برق یا بلایای طبیعی کاهش پیدا کند. علاوه بر این، این مراکز به صورت ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته فعال هستند.
بکاپ گیری خودکار
آیا یادتان مانده که گزارش هزینه‌های ماه گذشته را ذخیره کنید؟ آیا از فاکتورها کپی تهیه کرده‌اید؟ می‌توانید با حسابداری مبتنی بر ابر از این کارها (و تعداد بی‌شماری دیگر) گذر کنید.
سرویس‌های ارائه دهنده خدمات ابری پشتیبان گیری و بازیابی آنلاین دارند که به طور خودکار هر چند دقیقه یک بار از اطلاعات بکاپ تهیه می‌کند و به کاربران این امکان را می‌دهند تا نسخه‌های قبلی را از یک نقطه زمانی خاص بازیابی كنند. می‌توان این کار را «ذخیره خودکار» نامید.
همچنین اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای برای سیستم کاربر بیفتد، تمام داده‌های همچنان از هر رایانه‌ای که به اینترنت متصل است در دسترس خواهد بود. همین امر باعث می‌شود تا امنیت نرم افزار حسابداری ابری بالاتر برود.
مستندات کاری دیجیتال
برخی ارائه دهندگان خدمات حسابداری ابری از قابلیت‌های گزارش کار همیشه فعال و ردیابی حسابرسی استفاده می‌کنند که هر دو این قابلیت‌ها ورود به سرویس و همچنین تغییرات ایجاد در هر تراکنش مالی را ثبت می‌کنند. ممکن است کاربر نیز نتواند این ویژگی‌ها را خاموش کند.
گزارش کار همیشه فعال رکوردی کامل از فعالیت‌ها است؛ در حالی که ردیابی حسابرسی تاریخچه‌ای آسان برای خواندن همه تغییرات در یک تراکنش خاص است. این بدان معنی است که هیچ اتفاقی برای سوابق کاربر نخواهد افتاد بدون اینکه صاحب سازمان یا حسابدار در مورد آن اطلاع داشته باشند. به علاوه، اگر نیاز به ردیابی تراکنش به منبع آن باشد، همیشه مستند آن موجود خواهد بود.
رمزگذاری
خیال شما از امنیت نرم افزار حسابداری ابری زمانی راحت می‌شود که از رمزگذاری برای انتقال و ذخیره داده‌ها استفاده می‌کند. به عبارت دیگر، اطلاعات در یک کد بازنویسی می‌شوند. به عنوان مثال، برخی ارائه دهندگان از رمزگذاری ۱۲۸ بیتی SSL استفاده می‌کنند که همان فناوری مورد استفاده برخی موسسه‌های بانکی برتر جهان است.
بهترین روش‌ها برای بالا بردن امنیت نرم افزار حسابداری ابری
طبق گزارش Cloud Adoption & Risk Report از McAfee، تقریبا ۸۹.۶% از سازمان‌ها حداقل یک حادثه تهدید داخلی را در هر ماه تجربه می‌کنند. این اتفاق می‌تواند به دلیل فعالیت‌های مخرب باشد؛ اما معمولا مواردی را شامل می‌شود که اطلاعات حساس به دست افراد اشتباه می‌رسد.
فروشندگان سرویس‌های ابری تمام تلاش خود را به کار می‌بندند تا داده‌ها را ایمن نگه دارند؛ اما شما نیز به عنوان کاربر نقش مهمی در این فرایند دارید. در اینجا سه قدم مهم وجود دارد که می‌توانید برای به حداکثر رساندن امنیت ابری خود بردارید.
-
مجوزهای کاربر را مشخص کنید
تقریبا به انتهای مقاله امنیت نرم افزار حسابداری ابری رسیده‌ایم. اول از همه باید اطلاعات درست را به دست افراد درست برسانید. می‌توانید این کار را به نقشه‌های سفارشی و مجوزهای کاربر ساده کنید که به شما این امکان را می‌دهد تا کارها را واگذار کنید و دسترسی به داده‌های حساس را مدیریت کنید.
-
رمز عبور خود را به طور منظم تغییر دهید
تغییر رمز عبور اکانت حسابداران و فایل‌های مالی، یکی از ساده‌ترین روش‌های داخلی برای بالا بردن امنیت نرم افزار حسابداری ابری است. در حالت ایده آل، رمزهای عبور باید هر ۳۰ روز یک بار تغییر كنند. فقط مطمئن شوید که طولانی هستند و از اعداد و کاراکترهای خاص استفاده می‌کنند.
-
هوشیار باشید
امروزه پیشگیری از کلاهبرداری یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی صاحبان مشاغل کوچک و حسابدارانی است که از نرم افزارهای حسابداری ابری، استفاده می‌کنند. حفاظت از داده‌ها می‌تواند مسئولیتی پیچیده به نظر برسد؛ به خصوص اگر منابع محدودی دارید. با این حال رعایت موارد زیر می‌تواند به شما در شناسایی و جلوگیری از کلاهبرداری کمک کند:
- فقط با شرکت‌ها افرادی کار کنید که آن‌ها را بررسی کرده‌اید و به آن‌ها اعتماد دارید. مطمئن شوید که تمام تماس‌های ناخواسته با طرف‌های خارجی مورد تایید شما هستند.
- مراقب بدافزارها باشید. کلیک کردن روی تبلیغات، لینک‌ها یا باز کردن فایل‌های سازمان‌های خارجی ممکن است اطلاعات شما را به خطر بیندازد.
- حسابداران اولین خط دفاعی هستند؛ بنابراین مطمئن شوید که می‌دانند در صورت با خطر چه کاری انجام دهند.
سخن آخر
در این مطلب از بلاگ هنرستان حسابداری پکت، در مورد امنیت نرم افزار حسابداری ابری صحبت کردیم و گفتیم که چطور می‌توان امنیت این نرم افزارها رو امور را بالاتر برد. چنانچه سوالی در این مورد دارید می‌توانید آن را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
در مقاله امنیت نرم افزار حسابداری ابری تلاش شد به بسیاری از سوالات و ابهامات موجود در این زمینه پاسخ داده شود. امید است که توانسته باشیم اطلاعات مفیدی را در اختیارتان قرار دهیم و با مقالاتی مانند امنیت نرم افزار حسابداری ابری به دانش شما بیفزاییم.
